Caso de éxito: Cómo organizar un congreso internacional en plena pandemia

Por Elena Fuentes

Hace unas semanas se celebró la sexta edición del European BIM Summit, el evento de referencia internacional anual sobre tecnologías BIM que reúne a los mejores expertos y profesionales del sector, con un gran éxito: casi 400 inscritos procedentes de 44 países del mundo, 30 conferenciantes, 3 documentos de trabajo colaborativos y multitud de conocimientos y experiencias compartidos.

Desde Bcnpress estamos muy contentos de haber contribuido a estos resultados con nuestro apoyo en comunicación: desde la creación de una estrategia global de comunicación pre, durante y post evento hasta la cobertura del congreso, pasando por la difusión en prensa, la generación de contenidos, la gestión de campañas paid y servicios de community management en redes sociales, así como el diseño de la web y la landing de streaming con acceso restringido.

Reinventando un evento

Si bien en un inicio se trataba de un congreso presencial, la crisis sanitaria de la COVID-19 nos obligó a replantear todo el evento en tiempo récord, a apenas dos meses de su celebración, y buscar nuevas fórmulas que encajasen con la nueva normalidad, sin perder de vista la esencia del European BIM Summit: colaboración y cercanía.

Para nosotros este contratiempo se convirtió en una gran ventaja en términos de marketing estratégico, ya que el entorno virtual nos dio la posibilidad de medir cualquier acción y, por tanto, redirigir y mejorar en todo momento.

¿Cuál fue nuestra propuesta? Planteamos un formato renovado de 3 eventos en 1, con el objetivo no solo de mantener los inscritos de la edición presencial, sino de lograr posicionar el congreso en el entorno virtual. Esto fue posible gracias a la creación de contenido de valor añadido, que destacó frente al resto de congresos online surgidos en plena pandemia. Otro de los retos que se nos planteó fue conseguir partners que colaborasen con este triple evento, por lo que desde Bcnpress elaboramos y maquetamos un dossier de patrocinio con toda la información para ayudar en la labor comercial del congreso.

Una vez establecidos los objetivos y superados los primeros contratiempos, pusimos sobre la mesa varios escenarios y creamos una estrategia de acción que tenía en cuenta el antes, durante y después. Esta estrategia se materializó en un calendario de actuación, que posteriormente se convirtió en la base para el desarrollo del evento y nos ayudó a anticiparnos a posibles imprevistos (que no fueron pocos).

Nueva web del evento

En primer lugar, creamos una nueva web del evento, siguiendo criterios SEO, con el objetivo de disponer de un ‘espacio digital’ que albergase toda la información relevante: link de inscripción, programa, ponentes, promociones, documentación, etc.

Siguiendo una estrategia de difusión, fuimos comunicando la información publicada en la web a través de los canales de comunicación que nos ofrecían mayor cercanía y resultados medibles: e-mailings personalizados, redes sociales, prensa y promociones pagadas.

En paralelo, elaboramos un documento interno de FAQS, con las preguntas y respuestas más frecuentes para que toda la comunicación fuese alineada, y establecimos reuniones periódicas de seguimiento para controlar en todo momento la evolución y desarrollo de la comunicación.

El uso del CTA (Call to action o llamada a la acción) fue fundamental en nuestra estrategia para que el congreso fuera un éxito. Utilizamos llamadas a la acción en la fase previa al evento como ‘Regístrate ahora’, ‘Inscríbete gratis’, ‘Disfruta de un 50% de descuento’, ‘Consigue los documentos de trabajo colaborativos’ o ‘Sigue el evento en streaming’, así como durante el congreso y la fase posterior, a través de nuestros canales de comunicación como los propios ponentes.

El mayor desafío de este evento fue lograr no perder la cercanía que caracteriza un congresos presencial. Para ello, apostamos por mostrar el lado más humano del congreso y poner en un primer plano a los ponentes y congresistas.

Diversidad de canales y formatos

Elaboramos cápsulas audiovisuales con declaraciones de los ponentes, en las que invitaban a unirse al congreso y creamos descuentos específicos para que pudiesen compartir con su comunidad y se convirtiesen en un suscriptor más del evento. Estas acciones jugaron un papel esencial en la difusión del evento en prensa y redes sociales, ya que, en conjunto, contribuyeron a aportar confianza y proximidad al congreso.

Para lograr una conexión segura, interactiva y estable, preparamos una plataforma web que albergó la difusión del congreso en streaming en modo privado. Además se contó con una APP propia para que los participantes pudieses interactuar en tiempo real con los ponentes y con el resto de participantes, creando así una red de networking de valor.

Una buena estrategia de comunicación y el trabajo constante en equipo de estos meses han sido lo que nos ha llevado a organizar un congreso internacional online de éxito en plena pandemia, con casi 400 inscritos, de 44 países de todo el mundo..

Pero nuestro trabajo no termina aquí. Ahora nos toca ponernos a trabajar en la próxima edición presencial, prevista para abril de 2021. Eso sí, esta vez jugamos con ventaja: tenemos la experiencia y… ¡más ganas que nunca para que el congreso vuelva a ser un éxito!